Factuur maken: wat moet er op een factuur staan?
Een geldige factuur bevat onder meer je btw-id, KvK-nummer, een opvolgend factuurnummer, de datum en de btw gesplitst per tarief.
Een factuur is meer dan een bedrag en een rekeningnummer. De Belastingdienst stelt eisen aan wat erop moet staan, en als gegevens ontbreken mag je klant de btw mogelijk niet verrekenen.
Hieronder vind je precies welke gegevens verplicht zijn, zodat je facturen altijd kloppen.
De verplichte gegevens
Een correcte factuur bevat in elk geval:
- Je bedrijfsnaam, adres en KvK-nummer
- Je btw-identificatienummer (btw-id)
- Een uniek, opvolgend factuurnummer
- De factuurdatum
- Naam en adres van je klant
- De datum waarop je de goederen of diensten leverde
- Een duidelijke omschrijving van wat je leverde en het aantal
- Het bedrag exclusief btw, het btw-tarief en het btw-bedrag
- Het totaalbedrag
Splits de btw per tarief
Lever je producten of diensten met verschillende btw-tarieven (21% en 9%), dan vermeld je het bedrag en de btw per tarief apart. Pas je de kleineondernemersregeling toe, dan reken je geen btw en vermeld je dat op de factuur.
Houd je factuurnummers op volgorde
Factuurnummers moeten uniek en opeenvolgend zijn, zonder gaten. Een logische reeks (bijvoorbeeld per jaar) maakt je administratie controleerbaar en voorkomt vragen bij een controle.
Betaaltermijn en verzenden
Een betaaltermijn is niet wettelijk vastgelegd voor particulieren; 14 of 30 dagen is gebruikelijk. Vermeld de termijn duidelijk en stuur facturen digitaal als PDF, zodat ze makkelijk te bewaren en te betalen zijn.
Zo helpt Boekie
Boekie zet alle verplichte gegevens automatisch op je factuur, nummert ze opvolgend en splitst de btw per tarief. Je kunt zelfs een factuur maken door simpelweg te typen wat je wilt factureren.
Veelgestelde vragen
Moet mijn KvK- en btw-nummer op de factuur?
Ja. Je KvK-nummer en je btw-identificatienummer (btw-id) horen op elke factuur die je als ondernemer verstuurt.
Mag ik factuurnummers overslaan?
Nee. Factuurnummers moeten uniek en opeenvolgend zijn, zonder gaten in de reeks, zodat je administratie controleerbaar blijft.
Wat als ik de kleineondernemersregeling gebruik?
Dan reken je geen btw en vermeld je op de factuur dat je de kleineondernemersregeling toepast.
Dit artikel is algemene uitleg, geen fiscaal advies. Bedragen en regels kunnen veranderen — controleer altijd de actuele informatie bij de Belastingdienst of overleg met een boekhouder.